Pernah mengikuti meeting yang membosankan dan bertele-tele? Tiap pekerja pasti pernah menemukan meeting yang seperti itu. Akibatnya hasil akhirnya tidak jelas padahal waktu yang digunakan cukup lama.
Agenda meeting yang tidak jelas memang bisa membuat peserta “kapok” dan menganggap remeh meeting. Padahal dari sana biasanya ide dan solusi efektif akan keluar. Tak hanya itu, meeting juga bisa memperkuat ikatan komunikasi antar tim. Bagaimana caranya agar peserta meeting mau meluangkan waktunya untuk diskusi dan mengemukakan ide?
Ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan agar peserta betah duduk di kursi meeting. Apa saja? Simak beberapa cara berikut ini.
Buatlah agenda meeting yang tertata
Buat perencanaan meeting dengan mendetail seperti alasan mengadakan meeting, apa saja yang perlu dibahas, dan juga tujuan yang ingin diraih. Dalam setiap sesi, jabarkan poin tersebut dan tekankan bahwa para peserta perlu mengikuti agenda tersebut.
Buat waktu meeting yang efisien
Tiap peserta pasti berharap meeting akan berlangsung dengan singkat dan padat. Caranya, mulai dan akhiri dengan tepat waktu. Perkirakan periode yang dibutuhkan untuk memenuhi seluruh agenda meeting dan pangkas perkiraan waktu tersebut menjadi setengahnya. Misalnya Anda membutuhkan waktu satu jam. Jadwalkan waktu rapat hanya 30 menit saja. Trik ini cukup membantu memastikan pembahasan tetap mengandung esensi meeting dan mencegah pembicaraan keluar dari jalur.
Menjadi moderator yang bijak
Agenda meeting bisa disusun dengan baik, namun kadang ada saja yang berbicara mengeluarkan argumen hingga keluar jalur. Di dalam diskusi yang sehat, siapa pun bisa memegang posisi moderator. Namun tidak ada salahnya menentukan satu orang yang mampu menyetir arah meeting jika dirasa mulai melenceng keluar dari topik.
Membuat aturan main yang tegas
Tetapkan aturan main yaitu menonaktifkan gadget selama meeting berlangsung. Di satu sisi, aturan ini akan memaksa para peserta untuk tetap fokus pada isi rapat. Sedangkan di sisi lain, pasti mereka menjad termotivasi untuk cepat-cepat selesai agar bisa menggunakan gadgetnya kembali.
